マイクロソフトのOneDriveで関係する人とファイルの共有

私の所属している町内会は、会計管理に使う資料はてマイクロソフトのエクセルを使用しているとのことでした。ただ、実際に支出があった時や、記帳や仕訳などではそれぞれ担当の方々行い、その作業を行ったエクセルファイルをUSBメディアで次の作業の方に手渡しで申し送りをしているそうです。

データのやり取りをUSBの手渡しでなくOneDriveなどクラウドサービスを利用するべき理由

クラウドサービスを利用するべき理由を3つ挙げると、

1. 利便性と即時性

• インターネット環境があれば、どこからでもデータのやり取りができる。

• USBの物理的な受け渡しが不要で、すぐにアクセスできる。

2. セキュリティの向上

• USBは紛失や盗難のリスクがあるが、クラウドはアクセス制限や暗号化が可能。

• バージョン管理やバックアップ機能があり、誤ってデータを削除しても復元できる場合が多い。

3. 効率的な共同作業

• 複数人が同時に同じファイルを編集・閲覧でき、最新のデータを共有しやすい。

• 変更履歴が残るため、誰がどのように修正したかが確認できる。

クラウドを活用することで、より安全かつスムーズにデータのやり取りができると思いますので次回の集会でその提案をしてみようと思っています。